Agilt arbetssätt – 12 tips för dig som vill jobba agilt

Inledning

Det här med att jobba agilt har blivit allt mer populärt, och visst har man stött på det ordet ett par gånger? Men vad betyder det, att jobba agilt, på riktigt

I denna artikel kommer vi gå igenom vad det innebär att arbeta agilt, grundligt men enkelt, så att vi en gång för alla förstår skillnaden med att arbeta på precis som vanligt och vad vi behöver göra för att bli mer agila. Artikeln innefattar vad agilt arbetssätt innebär, hur ett agilt ledarskap kan se ut samt vad du som kollega kan påverka och tänka på.


Ordet agil kommer från engelskans “agile” och betyder lättrörlig och smidig. I grund och botten handlar det om sättet vi arbetar på, alltså arbetsprocesser och projektmetoder, och kan handla om allt från hur vi väljer att driva det stora företag, ned till specifika avdelningar på ett bolag, arbetsgrupper, ändå in på det lilla projektet mellan några få kollegor som ska lösa ett jobbrelaterat problem. 

Det handlar om att arbeta iterativt, och i kortare cykler

Kort sammanfattat grundar sig arbetssättet i att man arbetar iterativt. Man styckar upp det stora målet i mindre små delmål. Teamet har täta och snabba avstämningar för att hela tiden följa upp och kunna täppa igen när mindre problem eller frågetecken uppstår. Det gäller att vara á jour för att kunna göra snabba förändringar och för att upptäcka behov snabbt, istället för att vänta in och påträffa ett fel eller problem när projektet nästan är klart – och man måste börja om på ruta ett igen.

Att arbeta agilt innefattar att man arbetar i kortare cykler och på så sätt också effektiviserar vägen till vårt mål eller slutdestination. En stor vinst i att arbeta agilt, är att man som människa och kollega aldrig ska behöva känna “Åh nej, nu måste jag börja om från noll igen. Jag orkar inte!”. Det har visat sig vara både mer tidseffektivt och energisparande att arbeta på ett agilt sätt. 


Begreppet må tyckas vara vida stort och brett, och kan ibland uppfattas något abstrakt. För att göra det ännu enklare kommer vi nu gå igenom hur det agila arbetssättet kom till, och hur det mynnar ut i 12 principer. Vi kommer börja med att gå igenom fyra stycken huvudprinciper. Blir du sugen på att lära vidare så fyller på vi med de resterande längre ned.

Såhär började det

År 2001 så var det 17 stycken mjukvaruutvecklare och programmerare i USA som var riktigt trötta på ett projekt de ingick i. De ansåg att arbetssättet, hierarkin inom företaget och all handpåläggning för administrativt arbete tog betydligt längre tid än självaste programmeringen av mjukvaran. Det nedtyngda arbetssättet blödde tid från det som var självaste målet – att utveckla och programmera mjukvaran. 

Men istället för att traggla vidare i projektet, beslutade de sig att samlas på en skidort i Utah och tillsammans skrev de ned och författade The Agile Manifesto. Deras tankesätt visade sig ge många ringar på vattnet, och kan idag översättas in till många branscher och inte bara inom IT-branschen.

4 huvudprinciper på 4 minuter, för att arbeta agilt

Det äldre och gamla arbetssättet brukar man definiera som toppstyrt, med ekonomiska styrmedel som mått på framgång och där nitiska planering måste efterlevas. 

Det påminner mycket om “löpandebandprincipen” som är tätt förknippat med Henry Ford på Ford Motor Company i USA. Tillverkningsprocessen kom till redan under 1800-talet under industrialiseringen och bidrog till en effektivare produktion med hjälp av kontrollerad tidsåtgång och ett monotont arbete vid just ett löpande band. Ford utvecklade arbetsprocessen för att kunna massproducera inom bilindustrin.

Och visst har det säkert haft sina fördelar när det kommer till just effektivisering och tidsåtgång med hjälp av uträknade arbetsmoment och stämpelklocka, men visst har våra arbeten utvecklats framåt från industrin?

Då våra arbeten och arbetsmiljöer har utvecklats enormt från industrin, in till kontorslandskap och med digitala medel så har definitivt sättet vi arbetar på behövt sig en rejäl uppdatering.

Att arbeta agilt innebär att:

Här får du även tips att använda i praktiken och tips till dig som är chef

1. Man litar på sina kollegor eller anställda

…och vågar ge dem mandat till att styra sin avdelning eller grupp utifrån sin bästa förmåga. Att ge frihet under ansvar bidrar oftast än mer till att man blir lösningsfokuserad. Känner man sig stängd, inrutad och övervakad kan det snarare hämma. Istället för att sätta upp en stor deadline för när ett arbete ska vara klart, så har man istället många kortare och snabbare avstämningar. Det bidrar till att man arbetar tätare i kortare cykler, och alla inblandade får möjlighet att hänga med i vart i arbetet man befinner sig, är det något som behöver lösas eller någon som behöver hjälp så blir det lättare att ta upp det i en kommunikativ och iterativ process. Den mekaniska och gamla processen med en stor deadline bidrar i större grad till att man inte vågar fråga om hjälp när kollegorna väl pratar och har möten.

Tips i praktiken: Arbeta efter devisen att sätta upp övergripande mål. Målen ska snarare vara ett verktyg för att skapa entusiasm istället för att kännas nedslående. Det är alltid bättre att sätta lite för låga mål, och låta teamet nå målen istället för att sätta alldeles för höga mål som känns svåra att uppnå.

Till dig som ledare eller chef: Var tydlig med vad du förväntar sig, men övervaka inte i detalj hur dina anställda tar sig till målet. Finns där som stöd och vägledare, istället för att vara en vakt som ska granska.

2. Man fokuserar mer på slutresultatet än vägen dit.

Framför allt så lägger man vikt på hur ens kunder upplever slutprodukten. Är dem nöjda? Då är det, det främsta kvittot på att teamet har lyckats. Om slutprodukten uppnår de förväntningar som kunden har så spelar det faktiskt ingen roll hur vägen dit har sett ut. Det är ju faktiskt så att vi människor fungera på helt olika sätt, någon kanske behöver mer tid på sig medan någon annan behöver mindre tid.

Återigen handlar inte detta arbetssätt om att fria på samtliga tyglar och låta en kollega jobba ihjäl sig medan en annan ligger på latsidan och rullar tummarna – det hela handlar mer om ge sina kollegor en frihet till att välja det arbetssätt som man själv anser passar en bäst. Framför allt att man släpper på stämpelklockan och införa en flexibilitet och öppenhet, ett högre tak för acceptans och en annan typ av närhet till sitt team.

Tips i praktiken: Vid de korta avstämningarna – diskutera med fokus på hur slutprodukten håller på att formas utifrån ett kundperspektiv. Går det åt rätt håll? Löser vi kundens behov eller problem? Sluta dokumentera kollegornas arbete in i minsta detalj, släpp på kontrollen.

Till dig som ledare eller chef: Stäm av hur dina anställda motiveras. Vem föredrar flexibilitet? Finns det någon som föredrar styrdokument? Var lyhörd och öppen. Hur uppfattar de anställda att de har rätt förutsättningar och verktyg för att göra våra kunder tillfreds?

3. Man föredrar att arbeta med kunden istället för mot kunden.

Man förstår vikten att att involvera kunderna i det dagliga arbetet. Mindsetet är att se fler möjligheter och utveckla både företag och produkt/tjänster tillsammans med intressenter, istället för att stå och trampa på samma plats. Man ändrar fokus från att gå plus på nedersta raden genom att bli ännu mer effektiv, pressa priser och leverantörskostnader. Kort sagt lägger man mindre tid på förhandling, och mer tid på förvandling. 

Tips i praktiken: Kundenkäter, kundundersökningar och övriga touchpoints med kunder – fråga vad de tycker om er produkt eller tjänst! Var lyhörd och uppmärksam när kunderna är missnöjda. Se det som en möjlighet att produktutveckla och göra er affär ännu mer lönsam. Involvera kunderna och låt dem påverka era affärsmässiga beslut! Kommunicera direkt med dem på sociala medier. Gör det enkelt för dem att nå er! Finns tillgängliga och vart snabbfotade med att besvara dem oavsett om de skriver till er över Facebook Messenger, ringer er eller skriver ett mail.

Till dig som ledare eller chef: Ha med kundkontakt som en stående punk på era avstämningar. Utse någon i teamet som är den som har det främsta ansvaret att besvara frågor eller synpunkter och som håller kontakten med kunderna. 

4. Man har förstått att det måste finnas rum och acceptans för förändring

…och att nitiska planer är inte längre det mest effektiva sättet att arbeta på längre. Att vara snabbfotad är A och O i den arbetsmiljö många jobbar inom idag. Dels för att information kan utbytas i allt högre grad och dels för att vi inte längre jobbar vid ett rullande band. Det kan istället vara tidskrävande att arbeta “klart” ett delmoment, slussa arbetet vidare till en kollega som jobbar på i sitt egna skrå, för att till slut komma fram till ett slutresultat som inte alls uppfyller kundens önskemål eller kravspecifikationens intentioner. Risken är stor att man då måste börja om på ruta ett och teamets stämning sänks. 

Dessa två bilder får symbolisera det gamla “mekaniska” sättet att arbeta, det vill säga, vattenfallsprocessen. I jämförelse med det agila sättet att arbeta, som bild två visar.

Tips i praktiken: Ha ett mindset där det är tillåtet och önskvärt att testa istället för att planera. Att våga testa och fela, är bättre än att sitta och planera in i minsta detalj.

Till dig som ledare eller chef: Sätt en ungefärlig deadline för ett projekt. Boka in fler men kortare avstämningar, exempelvis varannan dag och bara 15 minuter. Delleveranser och utkast är bättre än att vänta in “the big revival”.

Om du vill fördjupa dig

Så, nu har vi gått igenom de fyra huvudprinciperna för att börja arbeta agilt. Sammanfattningsvis handlar det mycket om att ändra mindset. Våga kommunicera mer, släppa på trösklar och tak och involvera samt tillåta idéer testas och utvärderas i flera mindre cykler. Detta är ett bättre sätt att arbeta på istället för att klippa premiärbandet, dra av lakanet för att inse att statyn inte alls liknar den tilltänkta.

När det kommer till kritan så är det kommunikationen som är avgörande. 

Om du känner att det här området intresserar dig så finns det såklart en mängd information där ute. Det finns både intressanta exempel på stora bolag som har gjort en förändringsresa i att börja arbeta mer agilt, och flertalet olika forskningsprojekt.

Åtta principer till

Det finns åtta principer till som ingår i Det agila manifestet som gruppen på 17 programmerare tog fram, dessa är:

  1. De bästa lösningarna kommer från självorienterade team
  2. Istället för att motivera kollegor med belöningssystem – skapa istället inre motivation
  3. Förändringar är tillåtet sent i processen
  4. Att tala ansikte mot ansikte är bättre vid avstämningar, än att maila eller chatta i chattrum
  5. Agila processer ser till så att arbetsbelastningen är jämn och balanserad
  6. Agila team utvärderar regelbundet sig själva och varandra i ett inifrån och ut-perspektiv
  7. Fokusera på teamets och individens styrkor och låt de blomstra, istället för att leta efter fel och brister
  8. Samla många olika kollegor och avdelningar för att lära av varandra

Intressanta länkar

Tips på övrig läsning:

Böcker att köpa som handlar om att jobba agilt (affiliatelänkar):

Slutord

Nu har du fått en genomgång i hur man jobbar agilt. Både genom praktiska tips, men också i sättet att tänka kring arbetsprocesser. En del saker må kännas abstrakta, och visst finns det rum för egen tolkning av vissa punkter. 

Om vi slutligen ska försöka göra det abstrakta till något väldigt konkret är mina absolut bästa råd för praktiken att:

  • Se över dina inbokade möten i kalendern och försök att planera in fler men kortare avstämningsmöten
  • Bjud in olika kollegor med olika expertis i din arbetsprocess, välkomna nya infallsvinklar och andra ögon
  • Våga testa en idé eller tanke, lägg inte för stor vikt vid att skissa på en storslagen plan. Utvärdera istället de mindre testen och arbeta successivt framåt
  • Se över hur ofta ni får in input av era kunder och slutanvändarna av produkten

Hoppas du känner dig inspirerad av att börja arbeta mer agilt!

Skriven av
Anna Eriksson
CMO
Nordic Tech Institute